AVG in werking op 25 mei 2018
Op 25 mei 2018 treedt de Algemene Verordening Gegevensverwerking in werking (de AVG). De AVG, of GDPR in het Engels, heeft vanaf dat moment kracht van wet in alle lidstaten van de Europese Unie. De AVG heeft verstrekkende gevolgen voor alle organisaties die werken met persoonsgegevens, zoals namen, woon- en emailadressen. Dus ook Lighting Design Academy houdt zich aan de regels van de AVG.
Verkrijging van mailadressen
Lighting Design Academy heeft in mei 2018 het mailbestand nieuwsbrieven via Constant Contact, e-mails gestuurd met deze mededeling rondom AVG. Deze mailadressen zijn in de loop der jaren verkregen door inschrijving per e-mail en/of via nieuwsbrief inschrijving.
Delen van (mail) adressen met derden
Bij de avondopleiding HBO lichtontwerp bezoeken wij externe gastlocaties. Deze locaties ontvangen van ons een deelnemerslijst + mailadressen. Aan deelnemers is voorafgaand aan de start van de opleiding gevraagd (per e-mail) of er bezwaren zijn tegen het delen van deze gegevens en kunnen bezwaar maken zodat hun gegevens niet gedeeld worden. Deelnemers aan deze opleiding ontvangen ook een gratis proefabonnement op lichtvakbladen (Instalicht / ARC magazine). Het delen van deze gegevens gebeurt ook met vooraf toestemming van de deelnemers.
Verkrijging van woon-/bedrijf- adressen + beheer
Bij inschrijving voor cursus/opleiding/workshop hebben wij factuurgegevens nodig, waaronder adres. Deze adressen gebruiken wij enkel en alleen voor het vermelden op de factuur. Wij versturen geen fysieke mailingen. Ook de factuur wordt digitaal verstuurd. Uitzonderingen zijn; aanmaning bij niet betalen. Deze gegevens worden online opgeslagen in ons boekhoudpakket en zijn enkel toegankelijk door de eigenaar, boekhouding (in dienst) en accountant (extern) door het gebruik van een gepersonaliseerd wachtwoord. Adressen worden niet in geprinte vorm bewaard.
Beheer van adressen
De (email-) adressen van leden en geïnteresseerden worden bijgehouden in een online adressenbestand (Google). De wijze waarop Google gegevens bewaart valt onder de Privacy Shield overeenkomst tussen de EU en de VS. De Lighting Design Academy vertrouwt erop dat die regels nauwgezet door Google worden nageleefd. Ten behoeve van het verzenden van de nieuwsbrief zijn de emailgegevens overgenomen in een Constant Contact bestand. Lighting Design Academy maakt gebruik van Constant Contact omdat de verzending van emaisl aan zeer strenge EU en nationale regels is gebonden. Op deze manier zijn wij er zeker van dat nieuwsbrieven op de juiste manier worden verzonden en de adresgegevens op de juiste manier worden verwerkt en uitschrijven automatisch mogelijk is. Binnen Lighting Design Academy hebben alleen eigenaar organisatie, personeel, en degenen die zich bezighouden met het versturen van de nieuwsbrief (marketing) de toegang tot de (email-) gegevens door middel van een inlog met wachtwoord. Nieuwe adressen worden verkregen door aan te melden per e-mail of door check box bij inschrijving cursus/opleiding aan te vinken. Uitschrijven is te allen tijde mogelijk door de Unsubscribe onderaan de nieuwsbrief.
Inzagerecht
Personen waarvan de (email-) gegevens door Lighting Design Academy worden bewaard hebben verschillende rechten, zoals het recht op inzage, op wijziging of op vernietiging (na enige tijd). Daar tegenover staan de rechten van Lighting Design Academy om (email-) gegevens een tijdlang te mogen bewaren, bijvoorbeeld lesmaterialen na te zenden (digitaal), facturen te innen, of in geval van e-mail nieuwsbrieven te versturen. Wanneer u meer wilt weten over de manier waarop Lighting Design Academy (email-) gegevens bewaard, of wanneer u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u zich wenden tot de organisatie via: info@lightingdesignacademy.org